會(huì)議需要準(zhǔn)備哪些工作?在天行怒江會(huì)議承接公司看來(lái)分為三大部分,分別為會(huì)議籌備、會(huì)議中、會(huì)議后。
(一)、會(huì)議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng):
1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好,注意區(qū)分參會(huì)人員的角色(如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員),資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
2、會(huì)議資料較多時(shí),需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放,最好裝訂成冊(cè),編好頁(yè)碼,方便參會(huì)人員閱讀。
3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí),應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位,方便參會(huì)人員領(lǐng)取。
4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等,應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好,置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。
(二)、會(huì)議通知注意事項(xiàng):會(huì)議通知分為口頭通知和書(shū)面通知,其中口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議,書(shū)面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn):
1、正式的書(shū)面會(huì)議通知應(yīng)包含:簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說(shuō)明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。
2、書(shū)面會(huì)議通知應(yīng)通過(guò)正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員,如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等,如有必要可另行電話(huà)通知參會(huì)人員。
(三)、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng):
1、正式會(huì)議開(kāi)始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程,將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容,如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好,一般情況下沒(méi)有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。
2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間,盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi),如9:00-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問(wèn)題。
(四)、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng):
1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好,并在書(shū)面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。
2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌,在會(huì)議開(kāi)始前排好坐席及銘牌。
3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng),應(yīng)將會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺放在坐席上。
4、需要用到視頻放映或者開(kāi)視頻會(huì)議時(shí),要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。
5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素,例如溫度、燈光等,按照實(shí)際情況調(diào)整好。
6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具,如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等,以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。
(五)、天行怒江會(huì)議承接公司現(xiàn)場(chǎng)安排(人員入場(chǎng)時(shí))注意事項(xiàng):
1、會(huì)議開(kāi)始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處,準(zhǔn)備好簽到表,對(duì)參會(huì)人員簽到。
2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。
二、會(huì)議中
(一)會(huì)議記錄注意事項(xiàng):
1、安排好專(zhuān)職的會(huì)議記錄員,對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄(特別是討論性質(zhì)的會(huì)議),記錄內(nèi)容會(huì)后留底。
2、安排專(zhuān)人攝影(攝像、錄音),會(huì)后留底。
(二)會(huì)議服務(wù)注意事項(xiàng):
1、安排專(zhuān)人(會(huì)議組織人員或物業(yè)人員)負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。
2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí),安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。
(三)其他注意事項(xiàng):
1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)成靜音。
2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí),可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間。
三、會(huì)議后
(一)整理會(huì)議記錄:
1、整理好會(huì)議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄,進(jìn)行備案。
2、完成會(huì)議總結(jié)材料,材料內(nèi)容應(yīng)包括:會(huì)議議程各項(xiàng)內(nèi)容、主要人員發(fā)言材料、會(huì)議討論內(nèi)容和總結(jié)性結(jié)論。
3、整理完成會(huì)議總結(jié)材料后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批,將審批通過(guò)的材料分發(fā)至各參會(huì)人員遵照?qǐng)?zhí)行。
3、重要會(huì)議結(jié)束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)新聞。
以上的就是天行怒江會(huì)議承接公司為大家分享的有關(guān)會(huì)議需要準(zhǔn)備哪些工作,希望對(duì)大家有所幫助。